Deine ERP-Schnittstelle: So läuft die Anbindung zwischen Onlineshop und Fulfillment ab

Case Study: DMV Diedrichs Markenvertrieb – Anbindung mit dem Schnittstellen-Concierge

Digitale Schnittstellen ermöglichen die enge, effiziente Zusammenarbeit zwischen Fulfillment-Anbietern und den Onlineshops ihrer Kunden. Aber wie läuft die Einrichtung einer solchen Schnittstelle eigentlich ab – welche Mitarbeiter aus welchen Unternehmen sind an der Verbindung beteiligt und wie lange dauert es, bis die Schnittstelle einsatzbereit ist?

Im Folgenden zeigen wir am Beispiel einer ERP-Anbindung, wie unser Team vorgeht, um digitale Schnittstellen zwischen Onlineshops und Fulfillment-Centern einzurichten. Um Ihnen dabei einen authentischen Einblick in unsere Arbeitsweise zu eröffnen, erzählen drei unserer Ansprechpartner auf Unternehmensseite von ihren Erfahrungen mit dem Schnittstellen-Concierge.

Warum es sich lohnt, Fulfillment-Center und Onlineshops professionell vernetzen zu lassen

„Rein von der Technik her ist es nicht schwer, eine digitale Schnittstelle einzurichten. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, jemanden zu finden, der eben nicht nur die technische Seite beherrscht, sondern auch inhaltlich im Detail nachvollziehen kann, wie ein Unternehmen diese digitale Schnittstelle produktiv und effektiv einsetzen kann“, erklärt Michael Frye.

Er ist als IT-Leiter für DMV Diedrichs Markenvertrieb tätig, einen Full-Service-Vermarkter, der sich auf Produkte aus den Bereichen Health und Beauty spezialisiert hat. „Die Auftragsabwicklung ist nur ein Teil unseres Leistungsspektrums, daher sind wir kein Fulfillment-Anbieter im strengen Sinne“, erzählt er. „Im Grunde verstehen wir uns als Generalisten oder als Realisierer, die Marken auf den deutschen Markt bringen und aktuell auch den europäischen Markt stark ausbauen. Dabei übernehmen wir für unsere Kunden sämtliche Marketing- und Vertriebsaufgaben und bieten ihnen die Infrastruktur, die sie brauchen – und die individuelle Einrichtung digitaler Schnittstellen spielt dabei vor allem im E-Commerce eine immer größere Rolle.“

Auf das Team von ProduktivSoftware vertraut das Team von DMV Diedrichs Markenvertrieb inzwischen seit mehr als zehn Jahren. Eine Konstanz, die sich in gleich zweifacher Hinsicht auszahlt: Zum einen ist der Schnittstellen-Concierge mit dem Warenwirtschaftssystem von DMV Diedrichs Markenvertrieb bestens vertraut – und zum anderen weiß auch das DMV Diedrichs Markenvertrieb-Team, dass es sich auf seinen IT-Partner jederzeit verlassen kann.

„Was den Schnittstellen-Concierge auszeichnet, ist der doppelte Durchblick: Er kennt die technischen Möglichkeiten und die Anforderungen, die wir als Fulfiller an die digitalen Schnittstellen haben.“

Auch Marcel Gausmann ist für DMV Diedrichs Markenvertrieb tätig. Als E-Commerce-Profi weiß er nur zu gut, worauf es bei der Anbindung von Onlineshops an ein professionelles Fulfillmentunternehmen ankommt. „Die Vertrautheit mit beiden Seiten der Schnittstelle macht den Unterschied zwischen solider Funktionalität und exzellentem Service aus. Das ist auch der Grund dafür, dass wir uns entschlossen haben, die Anbindung der Onlineshops professionell umsetzen zu lassen: Uns ist es wichtig, dass unsere Kunden sich mit allen Fragen an ein- und denselben Ansprechpartner wenden können – an jemanden, der genau weiß, welche technischen Funktionen welche Abläufe im Unternehmen optimal unterstützen können.“


Vom Groben zum Feinen: So setzt der Schnittstellen-Concierge die ERP-Anbindung um

Ist die Einrichtung einer digitalen Schnittstelle zwischen Onlineshop und Fulfillment-Center beschlossene Sache, arbeitet der Schnittstellen-Concierge mit Profis auf beiden Seiten der Anbindung zusammen. Neben der IT-Abteilung des Fulfillment-Anbieters kommen daher in diesem Schritt auch die Onlinehändler ins Spiel – zumeist vertreten durch Mitarbeiter aus der IT oder aus dem Projektmanagement.

Auch Johannes Lattrich ist dem Schnittstellen-Concierge zum ersten Mal als beauftragter Dienstleister eines Onlinehändlers begegnet. Als Mitarbeiter einer auf E-Commerce spezialisierten Agentur hat er über 11 Jahre schon viele Unternehmer bei E-Commerce- und Schnittstellenprojekten begleitet. „Als sich einer dieser Kunden dafür entschied, die Logistik auszulagern, wurde eine ERP-Schnittstelle erforderlich, um den Onlineshop mit dem Warenwirtschaftssystem von DMV Diedrichs Markenvertrieb zu verbinden – und genau hier kam ProduktivSoftware ins Spiel“, erzählt er.

Ich hatte schon vorher viele Schnittstellenprojekte konzipiert und entwickelt, aber meine erste Zusammenarbeit mit dem Team von ProduktivSoftware ist mir in sehr guter Erinnerung geblieben. Vom ersten Moment an war klar:

„Hier habe ich mit jemandem zu tun, der sowohl die IT als auch die Vertriebsseite kennt und mühelos zwischen diesen beiden Bereichen vermitteln kann.“

In einem ersten Telefonat definierte Lattrich mit dem Schnittstellen-Concierge, welche Daten übertragen werden und wie die Umsetzungen gestaltet werden sollten. Anschließend ging eine Mail mit den technischen Spezifikationen an das Team von ProduktivSoftware. Auf Grundlage dieser Informationen startete die gemeinsame Ausarbeitung der Anbindung; in der Folge dokumentierten die Experten zudem, wie die ERP-Anbindung technisch umgesetzt werden kann, um die erforderlichen Daten auszutauschen.

„Ein Telefonat und zwei E-Mails – und schon waren bereits 90 Prozent des Projekts startklar für die Entwicklungsphase“, erinnert sich Lattrich. „Diese pragmatische Herangehensweise ist, gerade in der Vernetzung zwischen Onlinehandel und Fulfillment, extrem wertvoll. Natürlich könnte auch die IT-Abteilung die digitalen Schnittstellen einrichten – aber weil eben jedes Shopsystem ein bisschen anders funktioniert, wäre das ein großes Trial-and-Error-Projekt. Und das kann sich in einer so schnelllebigen Branche wie dem Onlinehandel niemand leisten.“

Störungsfreier Umbau im laufenden Betrieb dankt agiler Entwicklung

Agile Entwicklung im laufenden Betrieb Umbau im laufenden Prozess.

Um den laufenden Betrieb auch während der Projektentwicklungsphase nicht zu stören, orientiert sich der Schnittstellen-Concierge bei der Einrichtung digitaler Schnittstellen einerseits an Erfahrungswerten und andererseits an einem der Grundkonzepte der agilen Projektmanagement-Methode: Scrum.

Ein typisches Scrum-Projekt liefert nie das vollständige Produkt auf einen Schlag, sondern arbeitet zuallererst auf einen funktionsfähigen Prototypen hin, der dann in jeder weiteren Phase um eine Funktion ergänzt wird. So entstehen die sogenannten Inkremente – immer ausgefeiltere Varianten der Software, die sich Schritt für Schritt dem gewünschten Ziel annähern und dabei bereits jede für sich funktionsfähig sind.

„Für uns sah das in der Praxis so aus, dass sich der Schnittstellen-Concierge zunächst auf die Einrichtung der Funktionen konzentriert hat, die wir unbedingt brauchten: Auf die Übermittlung der Auftragsdaten aus dem Onlineshop ans Fulfillment-Center“, erzählt Marcel Gausmann.

„Sobald dieser Datenfluss in seiner grundlegendsten Form eingerichtet war, hat der Schnittstellen-Concierge eng mit uns zusammengearbeitet, um alle weiteren Funktionen der ERP-Anbindung auf die Abläufe im Unternehmen einzustellen.

So hatten wir schon kurz nach Projektstart ein funktionierendes System, das sich im weiteren Verlauf immer genauer auf unsere Anforderungen eingestellt hat.“

Wie verändert die digitale Schnittstelle die Zusammenarbeit zwischen Fulfillment-Anbieter und deren Kunden?

Fulfillment und Onlineshop kommen zusammen Auswirkungen der Anbindung auf die Arbeit zwischen Fulfillment und Onlineshop.

„Als der Schnittstellen-Concierge den Onlineshop unseres Kunden mit dem Warenwirtschaftssystem von DMV Diedrichs Markenvertrieb verbunden hatte, konnten wir auf der Stelle sehen, wie reibungslos die neuen Vorgänge nun abliefen“, erinnert sich Lattrich. „Wenn ein Kunde an einem Tag bestellt und am nächsten Tag das Päckchen in der Hand hält, da merkt man schon, dass hier weit mehr als nur die Datenübertragung läuft. Als Verbraucher macht man sich gar keine Gedanken über die Logistik hinter Same-Day-Fulfillment, aber wenn man auf Unternehmensseite zum ersten Mal die dafür erforderliche digitale Infrastruktur ans Laufen gebracht hat: Das ist ein großes Erfolgserlebnis und ein wichtiger Schritt hin zur nachhaltigen Skalierung eines Onlineshops.“

Doch nicht alle Veränderungen, die eine passgenau eingerichtete ERP-Anbindung im Unternehmensalltag bewirken kann, sind auch auf Seite der Kunden sichtbar: Beschleunigte Workflows und die Gewissheit, dass alle Daten aktuell sind, wirken sich primär auf die Effizienz der Arbeitsabläufe aus – und auf das Betriebsklima.

„Besonders spannend gestaltete sich bei unserem ersten Projekt das Management der Lagerbestände“, erinnert sich Lattrich. „Ich glaube, diese Schwierigkeit kennen viele Unternehmer, die ihre Produkte sowohl im stationären Einzelhandel als auch im eigenen Onlineshop vertreiben: Aus einem Lager werden plötzlich aus zwei Richtungen Artikel abgerufen. Wenn da nicht alles punktgenau aktualisiert ist, kommt es schnell zu Überschneidungen – und schlimmstenfalls auch zu plötzlichen Lieferengpässen. Das kann im Arbeitsalltag ungemeinen Stress auslösen, im Onlineshop genauso wie im Fulfillment-Center.“

Allerdings ist jedes Warenwirtschaftssystem individuell so konfiguriert, dass es die Arbeitsabläufe im Unternehmen spiegelt. Erfolgt der Versand beispielsweise nur nach Vorkasse, verwendet das System einen Versandstatus mehr als wenn alle Aufträge direkt nach Eingang abgewickelt werden.

„Deswegen ist eine gewisse E-Commerce-Erfahrung erforderlich, um die Schnittstelle so zu platzieren, dass Unschärfen im Datenfluss ausgeschlossen sind. Wir in der IT kennen zwar unsere Seite – unser System – wie unsere Westentasche, aber auf die Abläufe in den Onlineshops unserer Kunden müssen wir uns immer wieder neu einstellen“, erklärt Frye.

„Der Schnittstellen-Concierge übernimmt daher nicht nur die Umsetzung der ERP-Anbindung, sondern auch das Consulting: Er ist mit den Systemen und Workflows beider Parteien vertraut und kann uns so dabei helfen, mögliche Stolperfallen frühzeitig zu erkennen und wirkungsvolle Gegenstrategien zu entwickeln.“

Value Added Service: Der Ansprechpartner an deiner Seite

Ist die digitale Schnittstelle erst einmal eingerichtet, verabschiedet sich der Schnittstellen-Concierge aber nicht aus dem Projekt: Als Ansprechpartner in allen Fragen rund um den Datenfluss begleitet er Fulfillment-Anbieter und ihre Kunden auf ihrem gemeinsamen Weg. Von Troubleshooting bei technischen Problemen bis hin zur individuellen Prozessoptimierung bietet er Service der Extraklasse - auf beiden Seiten der ERP-Anbindung.



Titelbild von Israel Palacio. Weitere Bilder von Daniel Falcao und John Schnobrich.