Vorteile des IT-Outsourcings: Wie Sie den Wachstumsfaktor nutzen

Die Digitalisierung schreitet rasant fort – insbesondere in Branchen, die wie das Fulfillment seit jeher eng mit dem Onlinehandel verbunden sind. Von den in Echtzeit aktualisierten Lagerbeständen über den automatischen Versand von Trackingnummern bis hin zur Umwandlung von Bestelldaten in Picklisten nutzen moderne Fulfillment-Center eine Vielzahl digitaler Anwendungen und Prozesse, um schnelle, effiziente Logistik zu gewährleisten.

Damit im täglichen Betrieb alles zuverlässig rund läuft, braucht es allerdings mehr als nur guten Support: Alle Elemente der IT-Strategie müssen harmonisch ineinander greifen – im Kleinen wie im Großen, im Fulfillment-Center ebenso wie in den Onlineshops der Kunden. Eine Herausforderung, die immer mehr Fulfillment-Anbieter aus gutem Grund durch IT-Outsourcing lösen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was IT-Outsourcing bedeutet und wie es dazu beitragen kann, das Unternehmenswachstum anzuregen.

Was bedeutet IT-Outsourcing?

„Im Grunde beschreibt Outsourcing eine Verlagerung von Verantwortung und Arbeitsaufwand nach außen. Das hat den großen Vorteil, dass die Unternehmen durch die Auslagerung bestimmter Arbeitsschritte Ressourcen freisetzen können, die zuvor in den jeweiligen Aufgabenbereichen gebunden waren“, erklärt Paul Schuster, einer der Gründer von Parkaz. Seit mehr als zwanzig Jahren unterstützt er Unternehmen aus ganz Deutschland dabei, effektives IT-Outsourcing zu betreiben. „Für nahezu jede Aufgabe im modernen Arbeitsalltag findet sich heutzutage ein entsprechend spezialisierter Dienstleister. In vielen Bereiche ist es auch längst üblich, dass ein Unternehmen Eigenfertigung und Fremdbezug – make or buy – abwägt und vor diesem Hintergrund individuelle Sourcing-Strategien für Projekte und Prozesse entwickelt.“

Obwohl die Digitalisierung in der Wirtschaft unaufhaltsam voranschreitet, nimmt jedoch ausgerechnet das IT-Outsourcing nur langsam Fahrt auf. Bislang sind es vor allem große Konzerne, die sich intensiv mit Kosten und Nutzen der hauseigenen IT auseinandersetzen.

„Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) betrachten ihre digitalen Strukturen oft noch nicht bewusst als Wachstumsfaktor, sondern konzentrieren sich mehr aufs Troubleshooting. Und genau hier liegt im Moment großes Potenzial, denn langfristig gedachtes IT-Outsourcing kann dabei helfen, Wachstumsgrenzen effektiv zu überwinden“, erzählt Schuster. „Wenn von der IT im Unternehmen erwartet wird, dass sie einen Wertbeitrag leisten soll, dann ist es wichtig, dass die Möglichkeiten, die der Markt bereithält, gewinnbringend genutzt werden. Das gilt sowohl für Technologie und Dienste als auch für den Betrieb und die IT-Sicherheit. Vorteil des IT-Outsourcings ist in jedem Fall: Es rentiert sich – und zwar für nahezu alle Unternehmensgrößen.“

Welche Bereiche der IT im Unternehmen können mithilfe spezialisierter Dienstleister ausgelagert werden?

Auf allen Ebenen der digitalen Technologie, die ein Unternehmen im Arbeitsalltag nutzt, ist IT-Outsourcing möglich. Neben der Hardware können beispielsweise auch Softwarelösungen und sogar vollständige Prozesse ausgelagert werden – professionelles Prozessmanagement inklusive.

„Ein typisches Beispiel dafür, wie IT-Outsourcing dazu beitragen kann, die laufenden Kosten zu senken und gleichzeitig flexiblere Arbeitsabläufe zu ermöglichen, sind Clouddienste. Anstatt einen eigenen Server zu betreiben, können Unternehmen Speicherplatz für ihre Daten in der Cloud anmieten. So wird die Infrastruktur zur Dienstleistung, die je nach Bedarf eingekauft wird – und wenn das Unternehmen mehr oder weniger Speicherplatz braucht, ist das schnell und einfach skaliert“, weiß auch Sven Pohl, der Gründer von ProduktivSoftware.

Auch der Schnittstellen-Concierge hat sich auf eine ganz bestimmte Form des IT-Outsourcings spezialisiert: „Wir bieten eine ganz besondere Kombination aus Software und Prozessmanagement an, die es Fulfillment-Anbietern ermöglicht, die Onlineshops ihrer Kunden mit dem Lagermanagement im Fulfillment-Center zu verbinden“, erklärt Pohl. „Dafür brauchen wir einerseits eine sogenannte Middleware, die wir einmalig zwischen das System im Fulfillment-Center auf der einen, sowie den Onlineshops und Marktplätzen auf der anderen Seite schalten: Diese Software ermöglicht uns die Datenübertragung und die Übersetzung zwischen den verschiedenen Dateiformaten. Andererseits umfasst unser Service aber auch Projektkoordination und Prozessbegleitung. Um externe Softwarelösungen in Arbeitsabläufe im Unternehmen einzubinden, sind digitale Schnittstellen erforderlich – und um die so einzurichten, dass zwei Unternehmen schnell und unkompliziert zusammenarbeiten können, braucht es einen IT-Dienstleister, der individuell auf die Strukturen und Bedürfnisse auf beiden Seiten der Schnittstelle eingehen kann.“

Individuelle Dienstleistung vs. Business Automation: Welche Form des IT-Outsourcings lohnt sich in welchem Bereich?

Die rasante Entwicklung der digitalen Technologien in den vergangenen Jahrzehnten hat dazu geführt, dass Unternehmen inzwischen auf viele Services mit hohem Automatisierungsgrad zurückgreifen können. Infolgedessen lassen sich anhand des Involvements der Dienstleister in die Betreuung der digitalen Lösungen auch zwei Angebotskategorien im IT-Outsourcing unterscheiden: Spezialisten für Business Automation ziehen sich nach Einrichtung der digitalen Prozesse zumeist wieder vollständig aus dem Unternehmensalltag zurück – doch für IT-Dienstleister wie den Schnittstellen-Concierge fängt die eigentliche Arbeit zu diesem Zeitpunkt erst an.

Grund dafür ist der aktuelle Stand der Technik. Auch unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz kommen für zuverlässige Automatisierung bislang nur repetitive Arbeitsabläufe infrage, für die klare Regeln gelten. So lässt sich etwa der Versand von Bestellbestätigungen im Fulfillment-Center problemlos automatisieren, doch die individuellen Fragen der Händler, die ihre Onlineshops mit dem Lagermanagementsystem des Fulfillment-Anbieters verbinden wollen, kann auch der beste Chatbot längst nicht so zufriedenstellend beantworten wie ein professioneller IT-Dienstleister.

„Einer der größten Vorteile des IT-Outsourcings in Form der Business Automation besteht darin, dass es zumeist keine besondere Expertise braucht, um das einmal eingerichtete System am Laufen zu halten. In diesem Fall bedeutet IT-Outsourcing für die Mitarbeiter, dass sie sich lediglich zu Anfang mit den eingekauften Lösungen vertraut machen müssen – und im Fall eines Falles gibt es ja noch den Support. Sobald es aber darum geht, im laufenden Betrieb von einem Schema F abzuweichen, stoßen automatische Arbeitsabläufe an ihre Grenzen und der Support ist nicht mehr zuständig“, weiß auch Sven Pohl. „Bei der Auswahl der passenden Dienstleister für effektives IT-Outsourcing sollten Unternehmer daher immer darauf achten, welche Arbeitsschritte sie auslagern wollen. Wann immer Flexibilität, Kreativität und individuelle Betreuung von Kunden, Zulieferern oder Geschäftspartnern gefragt sind, geht auch im IT-Outsourcing nichts über persönliche Prozessbegleitung.“

Wann ist es Zeit, über professionelles IT-Outsourcing nachzudenken?

„Die IT ist in vielen Unternehmen etwas, das sich im Lauf der Zeit ohne übergeordneten Plan entwickelt hat – etwas, das einfach mit dem Business mitwächst. Je weiter die Digitalisierung bei Zulieferern und Kunden voranschreitet, desto mehr müssen ja auch die eigenen Arbeitsabläufe daran angepasst werden. So gesellt sich eine behelfsmäßige Lösung zur anderen und ehe man sich versieht, hat man IT ohne System“, überlegt Martin Taubenberger. Auch er ist einer der Gründer von Parkaz – und dank langjähriger Erfahrung in der Analyse und Optimierung digitaler Prozesse weiß er genau, wann es sich lohnt, über IT-Outsourcing nachzudenken.

Schließlich bietet eine Auslagerung in diesem Bereich eine Reihe von wertvollen Vorzügen. Kostenreduktion spielt hier eine wichtige Rolle, denn unstrukturierte IT im Unternehmen ist oft für viele unnötige Ausgaben verantwortlich. IT-Outsourcing ermöglicht es schließlich auch IT-Abteilungen, sich voll und ganz ihren eigentlichen Projekten zu widmen, statt sich im Tagesgeschäft mit unternehmensfernen oder repetitiven Alltags-Tasks herumzuschlagen. So schafft IT-Outsourcing mehr Zeit und Raum für unternehmenseigene Prozesse.

Darüber hinaus ermöglicht die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen IT-Dienstleister auch die frühzeitige Erschließung innovativer Technologien. Kommt dann noch professionelle Prozessbegleitung hinzu, hebt das auch den Service und damit die auf ein vollkommen neues Level. Der wichtigste Vorteil von IT-Outsourcing bleibt aber ungeschlagen: Unternehmenswachstum.

„Organisch gewachsene IT-Strukturen stoßen früher oder später immer an ihre Grenzen, weil jedes Element darauf ausgerichtet ist, an einer ganz bestimmten Stelle im Betrieb Abhilfe zu schaffen“, erklärt Martin Taubenberger. „Was fehlt, ist eine übergeordnete Strategie, die all diese Elemente zusammenbringt: Eine Strategie, die nicht nur den Status Quo organisiert, sondern auch Raum für Wachstum schafft. Deshalb erreichen Unternehmen oft aufgrund ihrer IT die Wachstumsgrenze: Es fehlt an Flexibilität.“

Um ein Business über diese Schwelle hinaus zu skalieren, ist also eine leistungsstarke Digitalstrategie unerlässlich. Und genau hier kommt IT-Outsourcing ins Spiel: als Raum-Erschaffer für interne Prozesse, bedeutende Zeitersparnis und insbesondere als Katalysator für konstantes Unternehmenswachstum.

Titelbild von Scott Graham. Weiteres Bild von wocinthechat.